Manche Dateiinhalte sind vertraulich und sollten deshalb nicht von jedem
gelesen werden können. Um Office-Dokumente in der Programmversion 2007 mit
einem Passwortschutz zu belegen, sind nur wenige Mausklicks erforderlich.
Zunächst muss das Dokument geöffnet werden, zum Beispiel mit Word,
PowerPoint oder Excel. Danach ist mit der Maus auf die Office-Schaltfläche
ganz oben links auf dem Bildschirm zu klicken. Im Menüpunkt "Vorbereiten"
gibt es die Option "Dokument verschlüsseln". Nun kann der Anwender ein
Kennwort frei wählen und es im entsprechenden Programm-Fenster in das dafür
vorgesehene Feld eingeben. Allerdings sollte er sich dessen bewusst sein,
dass das kennwortgeschützte Dokument nicht mehr geöffnet werden kann,
sofern das Passwort vergessen wird oder verloren geht. Nachdem das Dokument
gespeichert und geschlossen wurde, ist es geschützt. Von diesem Zeitpunkt
an erscheint bei jedem Versuch, die Datei zu öffnen, ein Eingabefeld auf
dem Bildschirm. Wer nun das Passwort nicht kennt, der kann den Inhalt des
Office-Dokuments nicht auf den Monitor holen.
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